การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

กรณีรายจ่ายของกิจการจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ

       1.   ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี

             “เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ

              ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ

                    1) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

                    2) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

                    3) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง”

        2.   หลักเกณฑ์การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

                   2.1 เอกสารแสดงการรับเงินของผู้รับเงิน

                          2.1.1 ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ (ผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน)



                       2.1.2 ใบสำคัญรับ ใช้ในกรณีผู้รับเงินไม่สามารถแกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน



                      2.1.3 ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีที่กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว

               2.2  ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ แต่กิจการสามารถพิสูจน์

                      ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายตาม 2.1 อละหลักฐานอื่น ๆ ประกอบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น

               2.3  จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้สำหรับกรณีไม่มีหลักฐานตาม 2.1

                       2.3.1 ใบสำคัญจ่าย ต้องระบุ

                       · ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน

                           · วันที่จ่ายเงิน

                           · ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย

                           · ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน

                           · มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

                     2.3.2 พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิ

                           · สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและขีดคร่อม และมีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชีของ

                                   ผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ

                           · สำเนาใบโอนเงินธนาคารหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น

             2.4 แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน

             2.5 เอกสารหลักฐานที่ควรมี

             2.6 เอกสารการพิจารณาอื่นที่เกี่ยวข้อง (แล้วแต่กรณี)

                           · รายงานการประชุมที่มีมติอนุมัติให้ถือเป็นรายจ่ายได้

                           · จดหมายผู้บริหาร

                           · คำรับรองอนุมัติรายจ่าย

                           · รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย

                           · สัญญาที่เกี่ยวข้อง

             2.7 หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

        3. การเก็บรักษาเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชี

             “เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการ กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาและเอกสาร

               ที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกินห้าปีแต่ต้องไม่เกินเจ็ดปี”