ควรทำอย่างไร ? เมื่อเอกสารทางบัญชีสูญหาย

ควรทำอย่างไร ? เมื่อเอกสารทางบัญชีสูญหาย

เอกสารที่มักหายประจำ มีอยู่ 5 รายการ

1.ใบเสนอราคา (Quotation)

2.ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

3.ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

4.ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

5.ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

สาเหตุที่ทำให้เกิดกรณีเอกสารสูญหายหรือชำรุดได้

1. น้ำท่วมฉับพลัน

2. ไฟไหม้สถานที่เก็บเอกสารหรือสำนักงาน

3. เอกสารเสียหายจากการทำลายของปลวก

4. เอกสารสูญหายจากการย้ายสำนักงาน

5. สำนักงานบัญชีที่เข้าดูแลทำเอกสารสูญหาย


กรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้มีการกำหนดไว้ว่า

ผู้ประกอบการจะต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารบัญชีไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี

แต่เมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยเอกสารเกิดเสียหายหรือสูญหายขึ้นให้ดำเนินการดังนี้

1.สำรวจว่าเอกสารและข้อมูลทางบัญชีที่เสียหายเป็นของปีและเดือนใด พร้อมกับจดรายละเอียดต่าง ๆ

 ไว้เท่าที่จะทำได้

2. ถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน

3. แจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจ

4. แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ภายใน 15 วัน โดยกรอกแบบแจ้งพร้อม

นำใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย

หลังจากนั้นให้ติดต่อประสานเพื่อขอเอกสารหรือสำเนาเอกสารต่างๆ มาใช้

*การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีจะต้องเก็บไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี หากเกิดกรณีสูญหายด้วย

เหตุอันสุดวิสัยก็ไม่ต้องกังวลใจจนมากมาย เพียงแต่ดำเนินการให้ถูกต้องตามขั้นตอนที่กำหนดไว้

เอกสารทางบัญชีของกิจการนั้น ๆ ก็จะกลับมาสมบูรณ์ พร้อมเป็นหลักฐานในการดำเนินกิจการ

ได้ในปีต่อ ๆ ไป

สำเนาใบกำกับภาษีขาย :  ติดต่อกับลูกค้าที่ได้รับใบกำกับภาษีเพื่อขอถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี หรือพิมพ์

ออกมาใหม่ในกรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำ

ใบกำกับภาษีขายใบกำกับภาษีซื้อ :  หาข้อมูลผู้ขายจากรายงานภาษีซื้อ จากนั้นติดต่อกับผู้ขาย

เพื่อขอใบแทนใบกำกับภาษี หากเป็นกรณีนำเข้า ไม่ต้องติดต่อผู้ขายแต่ให้นำใบขน

สินค้าไปแสดงและขอถ่ายสำเนาใบเสร็จรับเงินการชำระภาษีจากกรมศุลกากร 

แบบแสดงรายการ  :  คัดแบบแสดงรายการภาษีจากกรมสรรพากรภาคที่บริษัทตั้งอยู่